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A raíz de la pandemia, todos dejamos a un lado la comunicación de manera presencial para hablar con nuestros colegas, compañeros, clientes y equipos a través de videollamadas por Meet, Zoom o Teams, chats empresariales como Slack y personales como Whatsapp.

Esto nos plantea varios desafíos pues no lo mismo hablar de manera física a hacerlo digitalmente. Tatiana Salcedo, la experta a cargo de nuestro bit “Las 7 artes conversacionales de la comunicación asertiva”, nos brindó algunos tips, por medio de una entrevista, para este reto:

UBITS: ¿Qué tanto ha cambiado la comunicación a raíz de la pandemia?

Tatiana Salcedo: Aunque para muchas organizaciones la comunicación a través de la virtualidad es algo ya instaurado desde hace años y forma parte de la cotidianidad; para la gran mayoría de empresas, la comunicación se ajustó a nuevos esquemas y cambió notoriamente con la pandemia.

Esta situación rompió lo que llamamos: nuestra transparencia, algo que dábamos por hecho y que sucedía en automático.  Nos recordó que los gestos importan, que el “estar presente” durante una conversación es fundamental.

Creo que hoy estamos repensando el cómo estamos conversando. De alguna manera esto ha significado una toma de consciencia que fortalece la comunicación.

U: ¿Cuáles son los principales desafíos de comunicación que está dejando la pandemia? ¿Cómo enfrentarlos?

TS: La comunicación en sí es un desafío constante si partimos de la base que, al conversar con otro, simultáneamente estamos sosteniendo no una sino tres conversaciones: los pensamientos de cada quien y la conversación que se evidencia públicamente

Si a este panorama le sumamos que ahora nos comunicamos a través de medios virtuales, el desafío se incrementa aún más; la conectividad, las actividades en simultáneo de otros miembros de la familia en casa y el estado de los equipos de conexión son variables a considerar para la calidad de las reuniones.

Mi recomendación en resumen para estos desafíos es: primero, chequear previamente las variables que hacen posible la conversación, eliminar en la medida de lo posible distractores del entorno e informar a los involucrados sobre aquellos que no son controlables y segundo aspecto, aplicable en toda forma de comunicación, es tener siempre presente que la Escucha valida el Habla.

U: Ahora muchos líderes se comunican con sus equipos por videollamada, ¿cómo hacer más efectiva la comunicación por estos medios?

TS: En este sentido creo que la clave radica en la capacidad del equipo para gestionar acuerdos, comenzando por acordar qué sería para ellos una reunión efectiva, siendo este un llamado a todo el equipo, no solamente al líder. Una vez acordado cuál será el resultado efectivo de sus encuentros, establecer buenas prácticas de roles de reuniones efectivas; en virtualidad esto es aún más importante, por ejemplo: un moderador, un gestor del tiempo, un catalizador de temas, alguien que registre pendientes y responsables.

Otro aspecto significativo para contemplar; es el tiempo, estudios muestran que las personas se desgastan más durante una video llamada que con un encuentro presencial, por ello se recomienda que los encuentros no superen 2 horas continuas en aras del bienestar y capacidad de atención de los participantes. Aquí aparece otro reto interesante que tiene que ver con ser más concretos sin perder participación de las personas ni capacidad de escucha al contexto completo de cada tema que se trabaje.

 

U: ¿Qué debemos tener en cuenta para comunicarnos por medio de plataformas digitales como el chat?

Recordar aquello que mencionaba de las tres conversaciones en simultáneo cuando tenemos dos personas hablando y si nos referimos a un Equipo esta simultaneidad se multiplica. Cuando estamos presenciales o por medios virtuales podemos validar en tiempo real qué quiso decir alguien con esto o aquello; pero cuando nos comunicamos por correo o chat, la interpretación que cada quien va teniendo de lo que lee no siempre es válida. Ante este panorama, acordar códigos de escritura es fundamental para estrechar en algo la brecha entre lo que alguien quiere decir con lo que escribe y lo que otro entiende cuando lo lee, así como los horarios para estos intercambios. Los códigos de escritura serán a la medida de cada Equipo u Organización; no obstante, existen algunas pautas generales como cuidar el uso de mayúsculas, negritas y el procurar ser preciso en los textos.