¿Cómo calcular y gestionar las vacaciones laborales en México sin complicaciones?

En México, las vacaciones no son un beneficio opcional: son una obligación legal descrita en la Ley Federal del Trabajo. El artículo 76 es claro en su punto de partida, pero la forma en que se calcula el periodo, la prima vacacional y el aguinaldo es donde la mayoría de las empresas se equivoca. Conocer esos números no es un detalle de Recursos Humanos: es la diferencia entre un pago correcto y una sanción, y entre un colaborador que vuelve motivado y uno que se va.

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Marco legal: qué dice la Ley Federal del Trabajo

Esta guía cita la Ley Federal del Trabajo en su texto vigente, incluida la reforma publicada el 27 de diciembre de 2022 y en vigor desde el 1 de enero de 2023, que cambió la forma en que crece el periodo vacacional a partir del sexto año de servicios.

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Los derechos que respaldan tus vacaciones

• Periodo vacacional pagado. Después de más de un año de servicios, la persona trabajadora disfruta de un periodo anual de vacaciones pagadas de doce días laborables como mínimo. Ese periodo aumenta dos días por cada año subsecuente, hasta llegar a veinte, y a partir del sexto año aumenta dos días por cada cinco años de servicios (art. 76).
• Doce días continuos. Del total que le corresponda conforme al artículo anterior, la persona trabajadora disfruta de doce días de vacaciones continuos, por lo menos, y puede distribuirlos en la forma y el tiempo que así lo requiera (art. 78).
• No se compensan con dinero. Las vacaciones no pueden cambiarse por un pago: son una prestación que se disfruta en tiempo de descanso, no un concepto que se liquide (art. 79).
• Prima vacacional. Derecho a una prima no menor al veinticinco por ciento sobre los salarios devengados durante el periodo vacacional, y no menor al cincuenta por ciento para quienes tengan más de seis meses de servicios. Se paga antes de que inicie el periodo (art. 80).
• Aguinaldo. Derecho a un pago anual no menor a quince días de salario, que se paga antes del 20 de diciembre o al ocurrir la separación, lo que ocurra primero (art. 87).
• Constancia anual. El patrón entrega cada año una constancia con la antigüedad de la persona trabajadora, el periodo vacacional que le corresponde y la fecha en que debe disfrutarse, dentro de los seis meses siguientes al cumplimiento del año (art. 79).

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Cuántos días corresponden según el tiempo de servicio

• Antes de cumplir el año de servicios. Todavía no se genera el derecho al periodo vacacional anual; únicamente aplican los días de descanso semanal.
• Al cumplir un año de servicios. Doce días laborables de vacaciones pagadas.
• Cada año subsecuente. Dos días adicionales por año, hasta un máximo de veinte: 14 días al segundo año, 16 al tercero, 18 al cuarto y 20 al quinto.
• A partir del sexto año de servicios. El incremento deja de ser anual y pasa a ser de dos días por cada cinco años de servicios (art. 76).

Ese crecimiento anual es la trampa más común. Un colaborador que cumplió su segundo año en marzo de 2025 tenía derecho a 2 días adicionales que se otorgan el 1 de enero de 2026. Si la empresa no los concede, la pérdida es real y el colaborador lo detecta en su recibo de nómina.

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Cómo se pagan las vacaciones en México

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La prima vacacional

Se calcula sobre el salario devengado durante el periodo vacacional: la suma de todos los pagos hechos al colaborador durante el año. Esto incluye bonos, comisiones y demás pagos variables, no únicamente el salario tabular. El resultado se multiplica por 0.25 y se paga antes de iniciar las vacaciones. Confundir el salario devengado con el salario base es la causa número uno de pagos incompletos.

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El aguinaldo

El mínimo legal son quince días de salario, el mismo monto para toda persona trabajadora, sin importar su antigüedad. Muchas empresas ofrecen 20 días a partir del tercer año, pero ese monto proviene del contrato colectivo o de la política interna, no de la ley. Para un devengado promedio de 30,000 pesos mensuales, quince días equivalen a 7,500 pesos y veinte días a 10,000: los 5 días de diferencia son 5,000 pesos que la empresa decide pagar, no que la ley la obligue a hacerlo.

El aguinaldo se paga antes del 20 de diciembre, o al ocurrir la separación del colaborador, lo que ocurra primero.

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Cuándo se otorgan y cómo se avisa

La empresa y el colaborador acuerdan por escrito las fechas del periodo vacacional. Si no hay acuerdo, la empresa decide y lo comunica con suficiente antelación para permitir la organización del tiempo libre. Lo que no puede hacer es dejar al colaborador sin la notificación de las fechas: un periodo no comunicado no equivale a un periodo bien gestionado.

También es recomendable que el periodo no coincida con día festivos o con la operación de cierre contable, para que el colaborador descanse de verdad y la operación no se detenga.

Errores comunes al administrar vacaciones

• Calcular la prima sobre un solo mes de salario. La base es el total devengado durante todo el periodo vacacional, con bonos, comisiones y pagos variables incluidos.
• Usar el salario base cuando el ingreso es variable. Si el salario no es fijo, el periodo se determina con el promedio de lo devengado (art. 84).
• Aplicar 20 días a partir del tres años como si fuera un mínimo legal. La LFT fija quince días como mínimo único, sin distinción por antigüedad: los días adicionales provienen del contrato colectivo o de la política de la empresa.
• Omitir el aguinaldo proporcional. Quien se separa antes del 20 de diciembre y no cumple un año de servicios recibe la parte proporcional que le corresponda.
• Dejarse la trazabilidad. Sin constancia anual ni acuerdo escrito de fechas, la empresa no puede demostrar que concedió el periodo ni que avisó con oportunidad.

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Cómo un sistema de RRHH evita estos errores

La buena noticia es que la regla es estable y el cálculo es mecánico. Lo costoso no es la norma: es el control manual. Un sistema de gestión de capital humano registra el periodo vacacional de cada colaborador, calcula la prima sobre el devengado real, genera el aguinaldo que corresponda en cada caso y deja evidencia auditable de cada cálculo.

Eso convierte un pasivo legal recurrente en un proceso automático. El área de Recursos Humanos deja de perseguir personas para armar la liquidación y pasa a revisar excepciones, que es donde de verdad aporta criterio.

Las vacaciones bien administradas se demuestran en la retención, no en el recibo: nadie se va de un trabajo que le devolvió el tiempo. Y la retención se construye con obligaciones legales cumplidas a tiempo.

Contenido informativo. Esta guía resume los puntos principales de la Ley Federal del Trabajo en materia de vacaciones. Para decisiones específicas sobre tu empresa, consulta con un asesor legal.