CÓDIGO DE ÉTICA - UBITS

1. Marco General

UBITS entendido como el grupo económico (en adelante, “la Compañía”), se encuentra comprometida a gestionar todos los aspectos de su negocio conforme a los estándares legales y éticos más altos y espera que todos sus colaboradores y otras personas que actúen en su nombre o representación cumplan con dicho compromiso. Pero para nosotros, así como es importante lograrlo, es igual de importante el camino que recorremos para alcanzarlo.

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Este camino estará siempre enmarcado por acciones íntegras que nos permitan trabajar de forma ética y legal en todos los lugares donde nos encontremos y en todo lo que hacemos, y actuar en contra de éstos principios no es una opción con el esfuerzo de que cada uno de sus colaboradores, directivos, socios y miembros de la Gerencia se desempeñen bajo parámetros de actuación éticos, tanto dentro del centro de trabajo como en su relacionamiento con otros.

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Conforme a ello, este Código de Ética es el documento interno en el cual se declaran los valores y principios éticos que rigen el actuar de la Compañía y tiene como objetivo formalizar y transmitir los lineamientos de comportamiento y principios sobre los cuales se debe regir todo colaborador de la Compañía, por lo tanto, este Código es de aplicación global y de carácter obligatorio, y debe ser tomado por todos los colaboradores como referencia en cada una de sus acciones u operaciones dentro de la Compañía, así como, en las relaciones que establezcan con los accionistas, visitantes, proveedores, autoridades, comunidad y ambiente.

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Este Código forma parte de nuestro Programa de Prevención de Riesgos. Ello significa que está articulado a distintas medidas complementarias que nos ayudarán a fortalecer nuestra cultura de integridad en la compañía.

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El incumplimiento de este Código de Ética se considerará como una falta grave que afecta el principio de la buena fe laboral.

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2. Objetivo

El presente Código de Ética (el “Código de Ética” o el “Código”) tiene como finalidad establecer los valores, principios y lineamientos éticos que debe asumir y cumplir toda persona que se encuentre vinculada contractualmente con UBITS (Colaboradores, proveedores y clientes). Igualmente, el objetivo será brindar las orientaciones éticas que determinan el actuar, comportamiento y conducta que se espera de cada uno, con el fin de fortalecer el bien común.

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Esto significa que está articulado conforme a distintas medidas complementarias que nos ayudarán a fortalecer nuestra cultura de integridad en la compañía. Por lo cual el incumplimiento de este Código de Ética se considerará como una falta grave.

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3. Alcance

El presente Código de Ética aplica para todas las personas vinculadas mediante un contrato directo con UBITS y se complementa con las regulaciones legales vigentes y el reglamento de trabajo aplicable a cada una de las sociedades de UBITS.

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El Código de Ética es de obligatorio cumplimiento y está diseñado para ser una guía para la gestión diaria. Uno de nuestros objetivos es brindar un entorno de trabajo propicio para el crecimiento tanto profesional como personal. En este entorno, la salud y la seguridad son nuestra máxima prioridad.

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4. Vigencia

Su vigencia será a partir de la aprobación del presente documento. Sin embargo, UBITS se reserva el derecho de cambiar, modificar y/o prescindir el presente Código en cualquier momento.

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5. Definiciones

5.1. Moral: Disciplina filosófica que estudia el bien y el mal, corresponde a los comportamientos del ser humano, adquiridos como parte de su personalidad.

5.2. Ética: Hace referencia al comportamiento en sus relaciones con la moral y el comportamiento humano alineado a un contexto profesional.

5.3. Conducta: Manera de comportarse de una persona en una situación determinada o en general.

5.4. Valores: Los valores son características profundas de los seres humanos que determinan su manera de ser y orientan su conducta.

5.5. Principios: Es una regla o lineamiento, que se cumple o debe seguirse con cierto propósito, como consecuencia necesaria de algo o con el fin de lograr lo conseguido

5.6. Escepticismo: Es el pensamiento y decisión que determina si un juicio es correcto o no.

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6. Misión y valores UBITS

6.1. Misión: Ayudar a las persona y empresas a crecer

6.2. Valores Corporativos: Nuestro trabajo está guiado por los siguientes valores corporativos:

• Customer Obsession: Creamos relaciones a largo plazo con nuestros clientes y nos obsesionamos por entender y resolver sus problemas y necesidades, manteniendo una actitud de servicio y consultividad.
• Adapt, Learn and Solve Fast: Nos ajustamos rápidamente a los cambios, somos curiosos e innovamos constantemente para resolver los problemas de manera ágil.
• Ownership: Pensamos y actuamos como dueños: compartimos cada triunfo y fracaso de UBITS y los asumimos como un desafío personal.
• Frugality: Creemos en hacer más con menos. Maximizamos el uso de nuestros recursos, priorizamos y automatizamos procesos. 
• Transparency: Actuamos con autenticidad y transparencia, promovemos la escucha activa y fomentamos el feedback constructivo.
• Team: Trabajamos entre áreas como un solo equipo para alcanzar los mismos resultados, empoderamos a cada UBITSER y fomentamos el liderazgo sin importar el rol.
• Big-Picture Thinking: Pensamos en el largo plazo para tomar decisiones y ejecutar en el corto plazo. Basamos nuestras decisiones en métricas y datos, tomamos decisiones y actuamos enfocados en el beneficio de UBITS como compañía, no en el interés de una sola área o individuo.
• Disciplined Execution: Damos la milla extra y hacemos sacrificios para lograr un trabajo excepcional. Aplicamos consistentemente nuestras habilidades y valores en todos los aspectos de nuestra vida.

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7. Disposiciones generales

Las directrices expuestas en el presente documento, son de obligatorio cumplimiento para las personas del alcance (Numeral 3), quienes asumirán y cumplirán de manera consciente y responsable, los valores, principios y lineamientos establecidos.

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Aquellos que incumplan con el Código de Ética deberán acatar las sanciones disciplinarias, en los términos dispuestos en el Reglamento de trabajo aplicable a cada una de las sociedades de UBITS o penales sobre la acción realizada, dependiendo de la gravedad y circunstancia de dicha falta.

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Frente a la supervisión y monitoreo sobre el cumplimiento de las normas establecidas en este Código, el área Legal, tendrá dentro de sus funciones revisarlo periódicamente. Todos los pasos y procedimientos descritos en este Código pueden modificarse en consecuencia para cumplir siempre con las leyes locales. En caso de que determinadas disposiciones de este Código sean ineficaces o inaplicables según las leyes locales, la validez del resto del Código no se verá afectada.

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El presente Código recoge las directrices que deben ser observadas, asimismo incluye ejemplos, no taxativos ni exhaustivos, de conductas indebidas que pueden dar lugar a medidas correctivas. Colaboración: Estar dispuesto a intercambiar y facilitar información, prácticas y experiencias que apoyen la gestión realizada por los colaboradores de UBITS y que además fortalezcan las actividades propias de su área o cargo.

• Honestidad e Integridad: Caracterizarse por la rectitud en la conducta, aplicando los principios que nos competen.
• Responsabilidad: Comprometerse a responder por los asuntos que le sean asignados para gestionar de forma completa, oportuna y puntual.
• Respeto: Comportarse de forma respetuosa en todos los ámbitos de relacionamiento, siendo comprensivo y tolerante, reconociendo la integridad, dignidad, creencias, costumbres y derechos de las demás personas. 
• Imparcialidad: Asegurar que en la toma de decisiones no se favorezca a una persona sobre otra por prejuicios de edad, raza, género, religión, clase social o relaciones interpersonales. Guiando las decisiones sobre criterios de beneficio mutuo, conocimiento y experiencia.
• Transparencia: En nuestro actuar debe prevalecer la claridad y sinceridad.
• Confidencialidad: Mantener en reserva los asuntos internos que competen a su área, cargo o rol sin hacer uso de información, como: material, contenidos, ideas y proyectos para replicar en otros ambientes profesionales que no sean de UBITS.
• Protección y privacidad de los datos: Mantener en reserva la información y datos personales a las que los colaboradores tienen acceso de tal manera que por ningún motivo sea compartido o utilizado para fines distintos a aquellos para los cuales fueron autorizados.
• Compromiso: Respuesta a los requerimientos de UBITS con nuestra cultura, actitud positiva y colaborativa, procurando ser responsable y puntual y teniendo en cuenta los criterios de calidad en la función que realiza.

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8. Valores y principios éticos

Las personas del alcance (Numeral 3), acuerdan incorporar los siguientes valores a las funciones que desarrollan en UBITS:

• Solidaridad:  Unión desinteresada entre los Integrantes de UBITS para el logro de los objetivos específicos o generales.
• Tolerancia: UBITS está comprometido en proporcionar un ambiente de trabajo sano, seguro y adecuado para todos nuestros colaboradores, proveedores y clientes. Todos tenemos derecho a trabajar en un entorno libre de cualquier conducta que denote discriminación, hostigamiento o coerción.
• Integridad: Actuar con rectitud, coherencia y honradez, incluso cuando nadie está observando.
• Transparencia: Mantener una comunicación clara y veraz, asegurando que las actuaciones puedan ser verificadas y estén libres de ocultamientos.
• Legalidad: Cumplir estrictamente con la ley, normativas internas y estándares éticos, sin excepciones ni atajos.
• Responsabilidad: Asumir las consecuencias de las decisiones y acciones propias, y velar por el cumplimiento de los deberes éticos y legales.
• Compromiso con la lucha contra la corrupción: Rechazar todo tipo de acto corrupto o ilegal, y actuar activamente para prevenir y denunciar estos riesgos
• Respeto de los derechos humanos: Promover la dignidad humana, la igualdad y la no discriminación en todas las actividades empresariales y relaciones profesionales.

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9. Principios

Las personas del alcance (Numeral 3), se comprometen a:

• Incorporar los valores que nos identifican, dando ejemplo y que sea digno de imitación.
• Comportarse de acuerdo con los principios éticos del presente Código, mostrando honestidad e integridad en sus labores diarias.
• Actuar de acuerdo con los lineamientos éticos del presente Código en todos sus comportamientos.
• Orientar y guiar el ejercicio de sus funciones de acuerdo con valores corporativos de UBITS.
• A cumplir a cabalidad con los principios éticos fundamentales de la conducta ética, el profesionalismo y la confidencialidad, la dedicación, y todos los que deriven de estos, pero sin limitarse a ellos. 
• Es responsabilidad de cada colaborador garantizar el pleno cumplimiento de todas las disposiciones de este Código, en caso de dudas o si requiere ayuda, la podrá solicitar a su superior jerárquico, al Líder del área de Recursos Humanos y/o al Encargado de Prevención de UBITS. En ese sentido, todos los colaboradores deberán garantizar los más altos estándares de integridad en sus comportamientos.

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10. Lineamientos éticos

Teniendo en cuenta los cambios en la conducta de las personas, el entorno en el que se desarrollan los actos no éticos y por la evolución de los delitos, UBITS ve la necesidad de establecer normas de conducta para todas las personas del alcance, el cual guiará su labor en nombre de UBITS así como ante la sociedad.

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UBITS se compromete a cumplir con la legislación colombiana y los tratados internacionales que regulan la lucha contra la corrupción, incluyendo pero sin limitarse a la Ley 1474 de 2011, Ley 1778 de 2016, el Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) y el UK Bribery Act. Este Código forma parte integral del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE) y del sistema de compliance adoptado por UBITS.

Frente a las actividades que desarrollamos y por desarrollar se esperan los siguientes comportamientos: 

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10.1. Conducta profesional

• Comprender y cumplir el Código de Ética UBITS, así como el Reglamento de trabajo aplicable a cada una de las sociedades de UBITS y cualquier otra política interna.
• Procurar tener una conducta profesional digna de ser imitada, dentro de UBITS y ante nuestros clientes, proveedores y demás partes interesadas.
• Comportarse de manera respetuosa en cualquier espacio digital o presencial.
• Promover una comunicación fluida, respetuosa y transparente, resaltando un clima organizacional armónico, proyectando una imagen positiva de UBITS y contribuyendo al desarrollo de la cultura organizacional.
• Ser responsable en el uso de los activos, velando por el cuidado de los activos tangibles e intangibles, como; instalaciones, recursos físicos, propiedad intelectual e información para cumplir la misión, planes y objetivos de UBITS adoptando criterios de racionalidad y ahorro en la medida de lo posible.
• Informar con pruebas y hechos por medio de los canales establecidos sobre cualquier incumplimiento al Código de Ética de UBITS del que tome conocimiento. 
• Actuar de manera legal y ética y seguir todas las leyes, reglas, regulaciones, políticas y prácticas.
• No se tolerará el comportamiento ofensivo ni el acoso u hostigamiento en UBITS en cualquier modalidad o forma sin importar nivel jerárquico ni ubicación geográfica, durante la jornada laboral o en cualquier función relacionada con UBITS. Cualquier colaborador, proveedor o cliente que viole este Código estará sujeto a las medidas disciplinarias correspondientes, teniendo en cuenta que la violación al Código será considerada una falta grave.
• Comprometerse a ofrecer un ambiente de trabajo sano, seguro y adecuado para todos, libre de toda conducta de naturaleza sexual o sexista que interfiera con el trabajo de una persona o que cree un ambiente de trabajo hostil o intimidatorio, en línea con los lineamientos de prevención contra el hostigamiento sexual aprobada por UBITS.
• En todo momento se debe dar trato con respeto y con cortesía a las personas, valorando su cultura, opiniones y derechos. El maltrato físico y/o verbal hacia otros colaboradores, proveedores o terceros relacionados y/o vinculados a UBITS son inaceptables.
• Se deberán informar oportunamente a su superior jerárquico los incidentes de cumplimiento que puedan generar riesgos para UBITS en concordancia con el contenido del presente Código de Ética.

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10.2. Legalidad, transparencia y confidencialidad en el tratamiento de la información

• Mantener la confidencialidad de los asuntos internos, de los trabajos y proyectos que se estén realizando.
• Salvaguardar la Información privilegiada a la que se tiene acceso y no compartirla sin autorización expresa de UBITS.
• Reconocer que los trabajos, así como sus entregables que se realizan al interior de los diferentes proyectos, son concebidos como un trabajo colaborativo de UBITS y que debe ser tratado con la respectiva autoría.
• Abstenerse de plagiar cualquier contenido externo para realizar formulación de proyectos, contenidos de cursos, entre otros espacios colaborativos. En este caso se debe realizar la debida citación al texto y su autor.
• La información debe ser tratada y reflejada de forma oportuna, íntegra, precisa y veraz, conforme a las instrucciones brindadas por sus superiores jerárquicos dentro UBITS. 
• Cuando se solicite, los colaboradores tienen la obligación de reportar y comunicar información sobre los eventos y resultados de la organización, de manera clara, confiable y oportuna.
• El uso o divulgación de información privilegiada obtenida por razón de sus funciones o servicio contratado, no será en beneficio propio o de terceros. Asimismo, bajo ninguna circunstancia se podrá enviar dicha información a terceros sin que exista autorización expresa del superior jerárquico o de quien la remitió.

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10.3. Prevención de Cohecho, Soborno y Corrupción

Para efectos del presente Código, se adoptarán las siguientes definiciones:

Cohecho: Acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier ventaja indebida o cosa de valor de una autoridad o funcionario público nacional o extranjero a cambio de un beneficio como contraprestación, a cambio de realizar una tarea u omitir información dentro de un proceso, ya sea para beneficio propio o para un tercero.

Soborno: Acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir cualquier ventaja indebida o cosa de valor a cambio de un beneficio como contraprestación, a cambio de realizar una tarea u omitir información dentro de un proceso, ya sea para beneficio propio o para un tercero.

Corrupción: Cualquier hecho realizado con intención o por omisión deliberada, que busque obtener un beneficio para sí o para un tercero en detrimento de los principios organizacionales o las normas de anticorrupción vigentes. En mérito a lo señalado, las personas comprendidas en el alcance (Numeral 3), se obligan a:

• No aceptar, promover o encubrir cualquier tipo de operación de este tipo y llevar a cabo sus negocios de forma transparente y sin recurrir a ningún tipo de prácticas de cohecho, soborno o corrupción.
• No aceptar en ningún caso cohecho, sobornos o extorsiones de terceros para facilitar o tolerar actos y/o decisiones a nombre de UBITS.
• Llevar a cabo negociaciones justas y una sana competencia en cualquier asunto que requiera de una selección.
• No aceptar ni ofrecer obsequios (regalos u hospitalidad) de terceros interesados en beneficiarse según sus intereses particulares.
• No aceptar ni ofrecer obsequios (regalos u hospitalidad) con un valor monetario significativo, ya que pueden llegar a generar un compromiso y alterar la objetividad, criterio e independencia de quien lo recibe, 
• Se podrán recibir material publicitario y regalos promocionales de valor monetario no significativo, como parte de una práctica comercial para mantener relaciones, las cuales se recibirán públicamente.

• Las invitaciones se podrán aceptar con el fin de explorar oportunidades de negocios o para mantener relaciones comerciales. Tales invitaciones incluyen comidas de negocios y eventos culturales o deportivos. 
• Evitar las Invitaciones y obsequios de valor monetario significativo y frecuentes ya que puedan comprometer la independencia de los colaboradores.
• Informar por medio de los canales de reporte establecidos en el presente Código sobre ofrecimientos de terceros que puedan ir en contra de lo señalado en los lineamientos éticos.
• Validar que los proveedores que estén ejerciendo actividades para UBITS, se encuentren alineados a un marco legal que opere de acuerdo a la sociedad de contratación.
• No llevar a cabo acuerdos con los proveedores fuera de los acuerdos establecidos contractualmente con el fin de obtener beneficios personales.
• Todos los colaboradores involucrados en el mantenimiento de registros contables y financieros deben llevar libros y registros con precisión en todo momento, para que reflejen fielmente las transacciones de la operación. 
• Está prohibido el uso de fondos o activos de UBITS para cualquier propósito ilegal, inapropiado o poco ético. El uso indebido de los fondos de UBITS o cualquier intento de tergiversar las transacciones financieras dará lugar a acciones disciplinarias. 
• Todas las funciones de los colaboradores están sujetas a auditorías y controles internos y externos.

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10.4. Prevención de lavado activos y financiación del terrorismo

• Realizar negocios con terceros de comprobada reputación que llevan a cabo actividades comerciales legítimas.
• Actuar de acuerdo con todas las leyes nacionales e internacionales que aplique a cada sociedad para la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo. 
• Abstenerse de realizar negocios con personas o entidades que hayan sido o estén sancionadas por estar asociadas con actividades criminales o terroristas.

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10.5. Prevención de Conflicto de Intereses o Negociaciones Incompatibles

Se entiende por conflicto de interés toda situación en la que los intereses personales, familiares, financieros o de cualquier otra índole de un colaborador, contratista, proveedor o directivo de UBITS puedan interferir o parecer interferir con el cumplimiento objetivo, imparcial y ético de sus deberes y responsabilidades dentro de la compañía.

Los conflictos de interés pueden ser reales, potenciales o aparentes, y pueden involucrar situaciones tales como:

• Participación directa o indirecta en decisiones que beneficien personalmente al colaborador o a un tercero relacionado.
  
  
• Relación comercial, familiar o afectiva con proveedores, clientes o competidores.
  
  
• Recepción de regalos, favores o beneficios que puedan influenciar la toma de decisiones.
  
  
• Emprendimientos paralelos que compitan con los intereses de UBITS.
  
  

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• Las personas del alcance deben actuar con lealtad a la visión de UBITS, evitando conflictos de intereses entre sus intereses personales y los de UBITS.
• Los colaboradores deben comprometerse a no abusar de su puesto de trabajo con el fin de ganar una ventaja indebida, aceptar, acordar u ofrecer, directa o indirectamente, cualquier tipo de gratificación para beneficio propio o de terceros distintos a los de UBITS.
• Informar los asuntos o actividades que generen conflictos de intereses por el cargo o rol que desempeña el colaborador en UBITS. El reporte se debe realizar formalmente por medio de los canales establecidos en el presente documento.
• Abstenerse de influir, en beneficio propio o de terceros, en aquellas decisiones que pudieran estar relacionadas con negocios, empresas y/o actividades profesionales de cualquier índole en que, directa o indirectamente, participe o tenga interés personal.
• No llevar a cabo actuaciones donde el colaborador se encuentra en una posición de elegir entre intereses de tipo personal frente a un beneficio para UBITS.
• No extralimitarse en las actuaciones propias de sus funciones, con el fin de obtener una ventaja indebida como parte de un beneficio propio o para terceros.

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10.6. Regalos, Atenciones y Entretenimiento  

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Las relaciones de negocios deben basarse en la transparencia y en asegurar el mejor interés de UBITS dentro del marco ético previsto en este Código de Ética. En el desarrollo de actividades de negocio los regalos, atenciones y entretenimiento razonables pueden ser permitidos, cuando se cumple con los lineamientos indicados en la Política de Beneficios Extralegales a Empleados, que es de obligatorio cumplimiento.  Los regalos y atenciones entregados o recibidos de Terceros, son aceptados solo si son modestos en valor, razonables y apropiados para la relación comercial, y si no se entregan o reciben con el fin de obtener una ventaja inadecuada y si no genera la apariencia de ser algo indebido, todo bajo los lineamientos de la Política de Regalos, Atenciones y Entretenimiento. 

Adicionalmente, cualquier entrega o recepción de regalos, atenciones o entretenimiento deberá contar con la debida autorización por escrito del superior jerárquico correspondiente.

UBITS prohíbe los regalos o pagos, incluso si son de valor modesto, por comidas, viajes, alojamiento o entretenimiento que tengan como propósito influir indebidamente una decisión de negocio, obtener un trato preferencial, o constituir un acto de corrupción o soborno.

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10.6. Receptación

• No realizar actos de aprovechamiento de bienes que provienen de un delito anterior, con conocimiento o sospecha de que estos bienes tienen un origen ilícito, con el fin de beneficiarse.
• Abstenerse de comercializar bienes que no corresponden a UBITS, actuando como intermediario.

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10.7. Apropiación indebida

• No tomar recursos de UBITS entregados para fines corporativos para uso personal.
• Evitar el uso de recursos de UBITS para cubrir gastos personales.
• No traspasar o transferir a cuentas personales recursos de UBITS.
• Frente a entrega de recursos propios de sus funciones, como parte de pago por concepto de salario, comisiones o destinado para gastos administrativos autorizados, validar que el valor corresponda a lo informado o sobre el que usted tenga conocimiento. En caso que el valor supere lo correspondiente informar al área correspondiente sobre el monto y solicitar instrucciones para su devolución. Así mismo abstenerse de usarlo o retenerlo, ya que su devolución se deberá realizar de inmediato y por el total del monto entregado de más.

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10.8. Administración desleal

• Los colaboradores que administran recursos de UBITS no deberán bajo ningún motivo  traspasar o transferir recursos de UBITS a cuentas personales.
• Celebrar contratos con condiciones que son desfavorables para UBITS, pero que benefician al administrador de los recursos de UBITS o a un tercero.
• No se debe utilizar activos de UBITS para fines personales sin reembolso ni autorización.

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10.9. Compromiso con el medio ambiente

• Bajo un enfoque preventivo, en UBITS evaluamos y gestionamos los riesgos ambientales asociados a nuestras operaciones. En tal sentido, los colaboradores se comprometen activa y responsablemente en la conservación del ambiente, para lo cual se obligan a cumplir con las exigencias legales en la materia. Asimismo actuarán con la máxima diligencia posible en la subsanación de cualquier circunstancia que dañe el ambiente. 

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10.10. Cumplimiento con las leyes y normas

• Debemos basar nuestro comportamiento en la ética, la integridad y el respeto, manteniendo buenas prácticas empresariales y observando la ley en todas nuestras acciones. 
• Desde UBITS exigimos a todas las personas del alcance, comprometerse plenamente con el cumplimiento de todos los principios contenidos en el presente Código para actuar con la debida destreza, cuidado, diligencia y justicia en su gestión profesional.
• Los colaboradores tienen el compromiso de rechazar toda forma de fraude, corrupción, soborno o incumplimiento de las normas o leyes aplicables a las sociedades de UBITS.
• Conocer y cumplir las normas reguladoras de las actividades de UBITS, relativas a su ámbito de responsabilidad, respetando fielmente las normas legales vigentes que regulan su actividad cualquiera que sea su especialidad, como lo son las normas laborales, ambientales, de seguridad y salud en el trabajo, tributarias, etc. Asimismo, cumplir con las leyes vigentes evitando cualquier conducta que aún sin violar la ley, pudiera perjudicar la reputación de UBITS ante la comunidad, el gobierno u otros organismos, y producir consecuencias adversas para los negocios y/o para la imagen de UBITS.

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11. Conductas prohibidas

Se prohíbe de manera expresa a todos los colaboradores y terceros vinculados con UBITS:

• Ofrecer, prometer, entregar, solicitar o recibir cualquier objeto de valor con el fin de influir en decisiones de terceros (públicos o privados).
• Realizar pagos de facilitación, entendidos como pagos menores para agilizar trámites o procesos.
• Participar en esquemas de colusión o manipulación de procesos contractuales.
• Omitir información o encubrir actos contrarios a la ley.
• Participar en actos que puedan constituir lavado de activos o financiamiento del terrorismo.

Queda prohibido ofrecer, entregar o aceptar regalos, atenciones, donaciones o cualquier tipo de beneficio que pueda interpretarse como un intento de influir indebidamente en la decisión de un tercero, en especial tratándose de funcionarios públicos. Solo se permitirán atenciones institucionales que cumplan con las condiciones establecidas en el presente documento.

12. Limitaciones e incompatibilidades de carácter general

Nuestros colaboradores tendrán las siguientes limitaciones: 

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No podrán desempeñar cargos, funciones o representación en empresas competidoras, empresas proveedoras de bienes y servicios, o en sociedades que ostenten una forma de dominio o control en empresas de la competencia. En el desarrollo de este concepto y con el fin de garantizar la independencia del personal, evitando conflictos de intereses, se considera que:

• Salvo autorización expresa de la Gerencia, ningún colaborador debe integrar el directorio, ni tener participación directa o indirecta en las actividades de cualquier otra empresa con la cual tenga trato en nombre de la Compañía. 
• Salvo autorización expresa de la Gerencia, ningún colaborador debe dirigir, directa ni indirectamente, tener poder de representación, ni brindar servicios subordinados ni autónomos, en otra empresa con la cual mantenga trato en nombre de la Compañía.
• Ningún colaborador debe recibir ni otorgar crédito alguno, ni tener deudas ni otras obligaciones, directa o indirectamente, con empresas o personas naturales con quienes mantenga trato en nombre de la Compañía.
• Ningún colaborador debe mantener relaciones comerciales, directa ni indirectamente, con personas naturales o jurídicas con las cuales mantenga trato en nombre de la Compañía. 
• Ningún colaborador debe tener participación económica ni administrativa, directa o indirectamente, o integrar el Directorio o participar de cualquier manera en la toma de decisiones de terceras personas, naturales o jurídicas, dedicadas total o parcialmente - de manera directa o indirecta - a actividades semejantes, idénticas o vinculadas a las de la Compañía, o a las de alguna de sus empresas subsidiarias y/o vinculadas. 
• Ningún colaborador debe laborar, brindar servicios ni asesorar profesional o comercialmente, de manera directa o indirecta, a terceras personas, naturales o jurídicas, dedicadas total o parcialmente - de manera directa o indirecta - a actividades semejantes, idénticas o vinculadas a las de la Compañía, o a las de alguna de sus empresas subsidiarias y/o vinculadas. 
• Los colaboradores que tengan familiares de hasta el cuarto grado de consanguinidad o de afinidad - que incurra en cualquiera de los supuestos antes señalados, deben informar al área de Recursos Humanos y al Encargado de Prevención.

En caso de la ocurrencia de alguna de las situaciones precedentes, todo colaborador está obligado a proceder en la forma que indique el Reglamento Interno aplicable a cada una de las sociedades de UBITS para la gestión de la disciplina y relaciones laborales, teniendo en consideración que cuando se trate de la aceptación de cualquier cargo, designación o nombramiento ajenos a la Compañía que puedan condicionar su independencia y dedicación profesional, deberá consultar previamente a la Compañía, sobre su aceptación.

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Asimismo, la Compañía, sus colaboradores, directivos, socios y miembros de la Gerencia, así como cualquier otra persona que actúe en su nombre o representación, debe respetar la libre competencia, conforme a lo cual debe considerarse los siguientes preceptos de actuación:

• La Compañía obtiene negocios de manera íntegra y transparente, basado en su calidad técnica, precios competitivos y propuesta de valor.
• La Compañía compite de manera justa y rechaza todo tipo de prácticas monopólicas.
• No concerta precios, no realiza divisiones territoriales ni repartición de cuotas de mercado. 
• No intercambia información ni realiza conductas que restrinjan la competencia y/o afecten el libre mercado.
• La Compañía desarrolla sus estrategias comerciales de forma independiente a sus competidores. 

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13. Incumplimientos al Código de Conducta y Ética

Las disposiciones del presente Código de Conducta y Ética forman parte integrante de todos los contratos que vinculan a la Compañía con sus colaboradores y/o terceros, en ese sentido, cualquier incumplimiento de las disposiciones del Código de Ética genera los efectos que estén previstos en dichos contratos. 

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Las violaciones al presente Código de Ética constituyen para los colaboradores faltas graves que pueden motivar, entre otras medidas disciplinarias, la desvinculación de la Compañía, así como acciones administrativas, civiles y/o penales.

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El incumplimiento generado por caso fortuito o fuerza mayor debidamente comprobado, no constituye infracción. La investigación de la presunta infracción y su calificación se encontrará a cargo del área de Recursos Humanos quien informará sobre el hecho al área Legal. 

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14. Canales de consulta o reporte de conductas en contra de nuestro Código de Ética

Dado que es imposible que este documento abarque todas las posibles situaciones a las cuales cada uno de nosotros puede verse enfrentado, es responsabilidad de todas las personas que hacen parte del alcance (Numeral 3), hacer uso del buen juicio y solicitar ayuda siempre que tengan alguna duda sobre cuál es la forma correcta de actuar.

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Por lo cual se establecen los diferentes canales de consulta o de reporte de conductas que a juicio, van en contra de nuestro Código de Ética y nuestros principios, con relación a la forma de actuar de alguna persona de UBITS:

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1. Contacto con su jefe directo.
2. Correo electrónico legal@ubits.co administrado por el Encargado del área Legal y al  correo electrónico comiteconvivencialaboral@ubits.co administrado por el responsable del área de Recursos Humanos de la compañía.
3. Forms de denuncias administrado por el Oficial de Cumplimiento: https://docs.google.com/forms/d/1osUoDnu9Gu6hEnpwM8IGuztNLvNrC3rSV6FK6lxrhI8/edit 

Todos los asuntos que sean reportados a través de los canales establecidos serán inicialmente revisados por el administrador del canal, quien evaluará la pertinencia de escalar el caso al comité designado para atender dicho tipo de situaciones dentro de UBITS, dependiendo de la complejidad del caso qué trate.  Este comité estará conformado por personas ajenas a los hechos reportados, garantizando imparcialidad en el proceso.

El comité llevará a cabo las investigaciones correspondientes y dará respuesta o cierre a cada consulta o reporte, actuando dentro del marco de sus funciones. UBITS garantiza que ninguna persona será objeto de represalias por formular preguntas, expresar inquietudes o participar de buena fe en estos procesos.

• El Comité de Prevención de Delitos Económicos (Chile):  evalúa y gestiona los casos de denuncias presentadas por  presuntas conductas que puedan constituir delitos económicos y comportamiento anti ético en los cuales se vean relacionados terceros que tienen algún tipo de relación con nuestra sociedad Chilena .
• El Comité del Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE): evalúa y gestiona los casos de denuncias presentadas por presuntas conductas que puedan constituir  delitos (excluyendo los casos de acoso sexual los cuales son competencia del comité de convivencia) y comportamientos anti-éticos en los cuales se vean relacionados terceros que tienen algún tipo de relación con las sociedades de UBITS  Colombia, México y Perú.
• El Comité de convivencia: Recepciona, evalúa, investiga y gestiona los casos de acoso laboral, sexual, conflictos interpersonales y ambiente de trabajo.

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15. Comunicación Código de ética 

El presente Código de Ética ha sido elaborado por el el Oficial de Cumplimiento, y revisado y aprobado por los integrantes del Comité de Prevención de Delitos Económicos, y el Comité del Programa de Transparencia y Ética Empresarial , y se dará a conocer permanentemente a las personas del alcance, así mismo será publicado en la ubicación designada por UBITS. Adicionalmente se realizarán sesiones de capacitación por lo menos una vez al año donde se expondrá la importancia de su conocimiento y cumplimiento. El presente Código deberá ser revisado cada año, se modificará de ser necesario y en caso de ser modificado se pondrá a disposición de los colaboradores y directores de la organización.

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16. Manifestación de aceptación de nuestro Código de ética

Toda persona a la que se le entregue el presente Código de Ética deberá certificar su lectura, comprensión y aceptación mediante la firma del documento titulado “Declaración de lectura, entendimiento y aceptación de normas - UBITS”.

La gestión de esta declaración será responsabilidad del área de Recursos Humanos, mientras que su supervisión y auditoría estarán a cargo del Oficial de Cumplimiento, quien velará por el adecuado cumplimiento de este proceso.

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