[Plantilla de excel gratuita] ¿Cómo hacer un presupuesto de capacitación anual?

Crear un presupuesto de entrenamiento es una forma de garantizar que tu personal tenga las habilidades y competencias requeridas para completar las tareas hasta el nivel de calidad requerido, mientras te ciñes a las directrices económicas de la empresa. Sí puedes lograrlo todo. En este artículo te ayudaremos a hacerlo con nuestros mejores consejos y una plantilla de ejemplo de presupuesto de capacitación.

Lo primero es entender por qué deberías dedicarle un presupuesto determinado a la capacitación. El entrenamiento en todas las empresas es fundamental para mejorar el desempeño de los empleados. Una investigación hecha por la Universidad de Middlesex para el aprendizaje basado en el trabajo encontró que, de una muestra de 4.300 trabajadores, el 74% sintió que no estaban alcanzando su máximo potencial en el trabajo debido a la falta de oportunidades de desarrollo.

La capacitación empresarial tiene grandes beneficios para los colaboradores: aumenta la participación y la retención, incrementa la productividad de los empleados, disminuye la necesidad de supervisión, reduce el ausentismo, mejora el servicio al cliente.

Ahora, cuando hablamos de presupuesto la situación parece complicarse. De acuerdo con Harvard Business Review, aunque las organizaciones gastan más de $ 350 mil millones a nivel mundial en capacitación, no están invirtiendo su dinero de manera efectiva, pues, por ejemplo, según McKinsey el 70% de los empleados asegura que no domina las habilidades necesarias para realizar su trabajo.

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5 pasos para hacer un presupuesto de capacitación

Aunque parezca una tarea complicada, un presupuesto de capacitación es algo que se pueda hacer siguiendo los pasos correctos. Estos son los que nosotros te recomendamos:

Planifica

Define qué es lo que necesita tu empresa en términos de capacitación, cuánto tiempo durará la capacitación, los requisitos, ¿es algo puntual? ¿será recurrente? La definición de todos estos interrogantes es clave para tener una buena planificación.

‍Analiza:

Luego viene el paso en el que debe analizar la producción de la empresa, detalles como la hoja de pago de los empleados de la empresa, la hoja de salario, el tiempo de inicio y fin de sesión, etc. Todos estos son importantes para hacer el presupuesto de capacitación. Por lo tanto, se requiere el análisis adecuado.

‍Condensa la información

Busca detalladamente qué necesitas por cada item que definiste, como por ejemplo la  cantidad de personas a capacitar, número de capacitaciones que necesitas, tipos (si son virtuales o presenciales, etc. Además, consigue los valores estimados o cotizaciones de los proveedores que hayas encontrado.

‍Organízalo 

¿Cómo vas a presentar tu presupuesto a los directivos? Elige un formato que ordene toda la información detallada que conseguiste en el paso anterior y suma las áreas encargadas de ejecutar las tareas que hayas definido. 

‍Ejecución

Una vez aprobado, lo que queda es llevarlo a cabo. Trata de mantenerte fiel al presupuesto inicial que definiste.

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¿Qué debes tener en cuenta para hacer un presupuesto de capacitación?

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Las necesidades de capacitación no deben presupuestarse con el excedente de dinero que te queda, la idea es que crees un presupuesto independiente para el entrenamiento anual que harás en la compañía. Algunos son:

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• Valor de capacitación (por ejemplo, clases, tutoriales en video, aprendizaje electrónico, tarifas de cursos)
• Materiales de capacitación (libros de trabajo, videos)
• Tiempo del personal (incluido el tiempo de reemplazo si es necesario)
• Tarifa del instructor (si corresponde)
• Gastos de viaje, alojamiento o comida necesarios para participar (si corresponde)
• Formación continua (mantenimiento)
• Imprevistos

Ejemplo de presupuesto de capacitación

Independiente de qué tan alto es el presupuesto para las actividades de aprendizaje, es necesario sacarle el mejor provecho y utilizar los recursos de una manera eficiente para capacitar a los empleados efectivamente. Para eso, debes tener en cuenta, cuántas capacitaciones planeas realizar durante el año y qué tipo de capacitación vas a realizar, es decir si es de manera presencial o virtual pues eso varía los costos.

Para que tengas claro y gestiones de una mejor manera el presupuesto de capacitación de tu empresa hemos hecho una plantilla básica donde podrás poner los valores de cada una de las actividades pensadas para el año, sus costos y cuánto supone el mes a mes dentro de tu presupuesto general del año.

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