¿Cómo identificar necesidades de formación en tu empresa?

Comprender cómo identificar necesidades de formación de una manera estructurada y efectiva es fundamental en las empresas, para que los recursos destinados a este propósito se traduzcan en mejoras de comportamiento en las personas que a su vez conduzca a la consecución de outcomes de negocio. Estar al tanto de estas necesidades puede llevar a resultados positivos a largo plazo en diferentes procesos dentro de la organización, siempre y cuando se tengan en cuenta las metas a alcanzar de modo general y los propósitos de cada equipo. 

Es importante mencionar que los líderes juegan un papel importante y crucial a la hora de evidenciar las necesidades de formación. Esto se debe a que este tipo de roles tienden a conocer de manera integral los propósitos de su equipo y el desarrollo de sus integrantes dentro de la organización. Sabiendo esto, los líderes, de la mano con el área de recursos humanos, pueden unificar sus conocimientos sobre futuros proyectos, funciones, y herramientas en cuanto a formación, para llevar a cabo múltiples objetivos. 

Te dejamos aquí las herramientas necesarias para impactar de manera positiva e integral en el conocimiento de cada uno de los miembros, teniendo en cuenta estrategias de formación, alineación con objetivos, y efectividad en los procesos de enseñanza y aprendizaje. Además, conoceremos las ventajas de UBITS a la hora de facilitar los procesos de identificación de resultados durante cada etapa de la formación.  

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Hemos recopilado diferentes focos temáticos frente a este tema que puedes leer aquí: 

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1. ¿Cómo identificar los insumos y focos de tu plan?

2. ¿Cómo hacer un mejor diagnóstico de necesidades de capacitación?

3. ¿De qué manera puedes identificar las necesidades formativas de tu organización?

4. ¿Por qué es importante hacer un foco en las personas para entender sus verdaderas necesidades?

5. ¿Cómo puedes empezar a trabajar las necesidades formativas de tu equipo?

6. Claves para identificar las necesidades de formación en tu empresa

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Yesid Olave, head of Academy de UBITS, nos ayudó a responder algunas de las preguntas más frecuentes que nos han hecho en el marco de la primera temporada de SkillED LIVE para detectar las necesidades de capacitación empresarial.

1. ¿Cómo se puede evidenciar el impacto de la capacitación corporativa o cómo corroborar si una formación fue efectiva más allá de las encuestas de satisfacción?

Aunque no hay una respuesta absoluta, una de las formas de evidenciar si hay un impacto favorable es identificar si se produjo un cambio en los comportamientos de las personas y en los resultados de los equipos, áreas, o procesos. Para esto es necesario tener claro qué tipo de comportamientos se esperan y qué resultados se desean alcanzar, y cómo estos dos aspectos se relacionan.

Aquí es recomendable usar un enfoque experimental, es decir, plantear hipótesis co-construidas entre el responsable del proceso de formación (RH por ejemplo) y el responsable del área o proceso de negocio. Es fundamental trabajar de la mano para establecer las hipótesis que vinculan los resultados con los comportamientos, fijar un período de tiempo para evidenciar las mejoras esperadas y, en lo posible, monetizarlas.

Por ejemplo, si en un área de manufactura se presentan desperdicios en la cadena de producción afectando la calidad del producto, el supervisor operativo podría considerar necesario introducir prácticas de manufactura Lean para que su equipo mejore algunos comportamientos operativos. En conjunto con el responsable de RR.HH se podría plantear la hipótesis de que una formación que fortalezca la habilidad de visualización integral del flujo de trabajo en los operarios, disminuiría el volumen de desperdicios de forma gradual y significativa. Se podría fijar, entonces, un lapso de 3 meses tras la actividad formativa, para contrastar las mediciones de desperdicios y calidad pre y post formación, y así determinar si la inversión produjo o no un impacto relevante en el área.

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2. ¿Cómo demostrar que desde RR.HH se está alineado con los objetivos del negocio?

Una de las formas más efectivas para evidenciar la alineación con el negocio se basa en involucrar formalmente al CEO y los líderes de las áreas de la empresa como co-responsables de la formación de sus equipos, partiendo de entender lo que cada uno debe lograr y lo que necesita para cumplir sus indicadores. Son ellos mismos quienes se pueden dar cuenta de los resultados obtenidos, impactos positivos y aspectos por mejorar.

Desde RRHH es recomendable abordar este enfoque no como una petición unilateral hacia los líderes, sino desde un acuerdo de servicio donde se pacte, entre otros aspectos, la necesidad, el propósito, la dedicación requerida y las responsabilidades entre el líder del área y el encargado de la formación, siendo los líderes los realmente responsables del desarrollo de sus equipo y los primeros beneficiados en cuanto a mejor contribución por parte ellos.

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3. ¿Cómo hacer seguimiento a la capacitación corporativa y su impacto, si los resultados de las áreas pueden depender de otras variables diferentes?

En la práctica así es, y resulta muy complejo (e inviable en ocasiones) establecer condiciones en la dinámica de las empresas para determinar objetivamente la directa y exclusiva relación entre una formación y un resultado o mejora organizacional. Sin embargo, si es posible plantear, en conjunto con los líderes de las áreas, hipótesis al respecto como te contamos en la pregunta 1.

Por tanto, un enfoque para realizar seguimiento al efecto que ha producido una acción formativa, es monitorear el desempeño de los indicadores de proceso o resultados clave de un área o equipo en un período determinado vs un período anterior. Complementariamente, se puede mapear qué otras acciones de mejora, además de la formación, se implementaron en ese lapso de tiempo.

Si, por ejemplo, la cantidad de PQR disminuye tras una formación en servicio al cliente realizada en asesores de atención, o si se presenta un incremento en los volúmenes de venta de un producto tras la realización de un programa sobre negociación al equipo comercial; es posible que parte del efecto se deba a dichas acciones formativas. Si la única intervención de mejora que se realizó en el período fue la formación, es más evidente el efecto. Si se realizaron otras intervenciones, como mejoras en la herramienta informática para la gestión de PQR o una campaña de marketing para el área comercial, se podría estimar junto con el líder del área el efecto prorrateado de cada una de ellas. Por esto es clave, nuevamente, desarrollar una relación de co-responsabilidad con los líderes.

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4. ¿Cómo podemos aprovechar UBITS para evidenciar el impacto de la capacitación?

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De varias formas. Desde UBITS hemos vinculado nuestros contenidos con competencias requeridas y útiles en los contextos organizacionales. De esta manera tanto los equipos de RR.HH como los estudiantes encuentran el más grande catálogo de opciones formativas en lengua hispana que los apoya en la mejora y desarrollo de habilidades para atender sus diferentes necesidades de negocio.

Complementariamente, en UBITS fortalecemos permanentemente nuestra tecnología de recomendación con algoritmos de IA, perfilando los contenidos que más se ajustan al proceso del estudiante y a las expectativas transmitidas por los equipos de RRHH. Además, la experiencia formativa se enriquece con una amplia variedad de formatos (cursos, libros, podcast, charlas, etc.) entregados por los mejores expertos de la industria.

Trabajando en sinergia entre las áreas de RRHH y nuestro equipo de customer y student success, el tiempo de estudio de los los estudiantes aumenta, lo que permite generar y aprovechar analíticos sobre el desempeño individual o grupal de los estudiantes y mejorar las métricas de satisfacción y aprovechamiento de la formación.

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5. ¿Cómo se aplica la fórmula de Índice de Priorización? ¿Cómo cuantificar el impacto, certeza y el esfuerzo para poder establecer mis prioridades? ¿Se podría dar un ejemplo?

Vamos a resolver las inquietudes con un ejemplo. En una empresa de 500 empleados se han identificado diferentes necesidades organizacionales para Q1 como se ve en la imagen. Cada una de ellas es de un tipo particular. 

Para el cálculo del índice de priorización, tomaremos para cada variable (alcance, impacto, certeza y esfuerzo) una escala de 1 a 3, siendo 1 bajo, 2 medio y 3 alto. La recomendación es que las escalas y el ejercicio de priorización sea realizado entre responsables del proceso de formación y los líderes del negocio involucrados en la atención de dichas necesidades.

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Veamos cómo funciona analizando la primera necesidad: Certificar la empresa en ISO27001. Por ser un tema empresarial, se puede establecer en el equipo a cargo de la priorización que el alcance es alto (3), es decir, tendría que abarcar a toda la empresa. A su vez, el impacto sería alto (3) ya que el no tener la certificación puede impactar los ingresos y sostenibilidad de la empresa al impedir realizar nuevos negocios. En cuanto a la certeza se podría valorar en medio (2), ya que el éxito de cumplir con esa necesidad puede afectarse por el poco tiempo disponible para afrontarla. Por último, el esfuerzo sería bajo (1), ya que el costo potencial para lograr llegar a toda la empresa podría ser económico al usar alguna estrategia masiva y virtual para llegar a los 500 empleados. 

Aplicando entonces la fórmula (A*I*C) / E el valor resultante sería 18. Al aplicar el mismo procedimiento para las otras necesidades, podemos evidenciar que certificar la empresa en ISO 27001 sería la más prioritaria al tener el índice más mayor.

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6. ¿Qué se puede hacer si existen muchas necesidades de formación relacionadas con nuevos conocimientos y RRHH no alcanza a dar cumplimiento a todas ellas? ¿Es acertado asignar un presupuesto por área para que se gestionen de forma autónoma?

Para afrontar esta situación se recomienda que RRHH realice una alineación con el nivel directivo de la empresa, para proceder así de forma consecuente y efectiva. La existencia de un gran volumen de necesidades de formación implica a su vez el requerimiento de priorizar de acuerdo a la importancia y urgencia de tales necesidades (valor para el negocio) por un lado, y de los recursos disponibles (inversión o esfuerzo) por otro. 

Por lo tanto, una vez hecho el inventario de necesidades de la empresa relacionadas con formación, es recomendable que RRHH las exponga ante los tomadores de decisión sugiriendo la priorización para inversión, por trimestres, y habiendo considerado la disponibilidad operativa (tiempo) de los empleados impactados.

Complementariamente, la posibilidad de manejar centralizada o descentralizadamente el presupuesto de formación depende del modelo gerencial de la empresa, su cultura de accountability y el nivel de responsabilidad e involucramiento de los líderes con el desarrollo de habilidades de sus equipos. 

Si las condiciones anteriores son maduras y sólidas en la empresa, la descentralización sería un escenario recomendable porque favorece la flexibilidad, adaptación y respuesta más rápida y creativa a atender las necesidades identificadas.

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 7. ¿Cómo abordar a los líderes para el levantamiento de las necesidades? ¿Y qué hacer si ven la formación como pérdida de tiempo o atraso de funciones diarias? ¿Cómo hacer atractivo este proceso a los colaboradores que no se interesan en participar, (para que lo hagan más por interés que por obligatoriedad)?

La recomendación en estos casos, en lo que respecta a los líderes, es conectar el proceso con el cumplimiento de sus OKR, indicadores o metas bajo su responsabilidad. Es decir, el abordaje debe darse sobre el desempeño de la empresa, áreas, procesos y equipos. Al hablar en el lenguaje de sus necesidades estratégicas, operativas, de cumplimiento y culturales, hay más probabilidad de lograr el interés del líder porque reconoce que RRHH no está para solicitar su ayuda con tareas propias, sino para definir conjuntamente cómo se pueden atender sus necesidades y objetivos en un Q o en la anualidad a través del fortalecimiento de habilidades de las personas. 

Por otro lado, en lo que respecta a los colaboradores, la mejor forma de hacer atractiva la formación es garantizar la disponibilidad operativa para que tengan el tiempo suficiente, respaldado por sus líderes y la empresa, para el fortalecimiento de sus habilidades. 

Uno de los aspectos más frustrantes y que repercute en la actitud de asumir la formación desde la obligación más que el interés, se presenta cuando un empleado ve asignadas una multiplicidad de acciones formativas a realizar, pero no cuenta con el tiempo laboral para ejecutarlas. 

Complementariamente, es recomendable que el colaborador conozca la conexión entre las acciones de su plan de formación y las necesidades del área o la empresa. De esta manera también puede mejorar su comprensión sobre el por qué y para qué es necesario desarrollar su plan formativo.

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8. ¿Cuáles son los mejores insumos para el levantamiento de necesidades y cómo obtener información más concreta de las áreas al respecto? ¿Qué herramientas pueden ser útiles para llevar a cabo esta tarea?

Los insumos apropiados dependen de cada organización. Sin embargo, es recomendable explorar diferentes tipos desde la perspectiva de la empresa: estratégicos, culturales, operativos y de cumplimiento. Los siguientes son algunos insumos clave que generalmente se encuentran en diversos tipos de organizaciones:

1. Estratégicos: explora los OKRs de la empresa y de las áreas así como las iniciativas estratégicas y mediciones de experiencia del cliente.
2. Compliance: revisa resultados de auditorías e informes de gestión de riesgos así como reportes reputacionales y de líneas éticas.
3. Culturales: analiza mediciones organizacionales (clima, cultura, servicio), encuestas de riesgo psicosocial y diagnósticos de liderazgo.
4. Operativos: ten en cuenta informes sobre desempeño operativo e informes sobre PQRs y servicio al cliente.

La forma de obtener más información de las áreas y sus líderes, es justamente explorando los dolores o deseos que en muchas ocasiones se plasman en los informes, reportes y análisis mencionados anteriormente. Si el responsable del proceso de formación en la empresa conoce estos insumos, es más factible que pueda obtener más información y participación de las áreas al demostrar que el interés de la formación es aportar en la solución de estas necesidades. 

Finalmente respecto a las herramientas de apoyo, la recomendación es contar con tecnología que permita conectar la planificación de la formación con su seguimiento y medición, desde un enfoque empresarial. 

Es necesario que el equipo de RRHH cuente con este tipo de recursos, ya que le permite orientar sus decisiones y demostrar el impacto de su gestión sobre la base de los datos. UBITS hoy cuenta con funcionalidades de Admin HR orientadas justamente a alivianar este proceso y hacerlo más efectivo usando tanto la analítica de datos como la IA.

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Esperamos que con estas respuestas te hayas podido dar una amplia idea de la necesidad de capacitación empresarial y el aporte de UBITS a tu estrategia de formación. Dale un vistazo a nuestra página web y descubre todo lo que tenemos para ti 🤩

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